PDF (Portable Document Format) sudah ada sejak lama. Anda mungkin mengatakan itu hampir menjadi bagian dari web seperti halnya HTML.
Bukan berarti file-file ini sangat penting. Hanya saja Anda melihat mereka di mana-mana. Kehadiran mereka yang berkelanjutan dapat dimengerti – dan sedikit membingungkan.
PDF dapat dilihat di platform atau perangkat apa pun. Dukungan browser asli membuat penggunaan file-file ini menjadi pilihan yang tidak perlu dipikirkan lagi seperti Microsoft Word.
Dan mereka juga cukup fleksibel. Dimungkinkan untuk menyematkan apa pun mulai dari multimedia hingga formulir interaktif di dalam dokumen. Plus, mereka mempertahankan pemformatan. Font, warna, dan tata letak konsisten – bagaimanapun Anda melihat file.
Namun, tidak semua sinar matahari dan pelangi. File PDF dapat mengalami masalah aksesibilitas. Dan beberapa file bisa sangat besar – memakan bandwidth yang berharga.
Mungkin kelemahan terbesar PDF adalah cara kami menggunakannya. Mungkin itu kemalasan atau kurangnya pemikiran ke depan. Namun dalam banyak kasus, PDF tidak diperlukan.
Jadi, di mana PDF cocok? Mari jelajahi saat mengunggah PDF ke situs web Anda masuk akal (dan tidak).
Peran PDF di Situs Web Awal
Alasan utama kami menggunakan PDF dapat ditelusuri ke web awal. Kami tidak memiliki teknik tata letak CSS tingkat lanjut saat ini. Peramban tidak dilengkapi dengan baik untuk lebih dari satu halaman kolom. Dan tipografi web sangat terbatas.
Dengan demikian, PDF memberikan tampilan yang lebih halus daripada HTML. Pengguna juga dapat mengharapkan hasil yang lebih konsisten saat mencetak file-file ini. Jadi, meski ditimbang dengan kecepatan koneksi yang lambat, formatnya masuk akal.
Sampai taraf tertentu, PDF mewakili potensi masa depan web. Kemampuan untuk membuat tata letak multi-kolom yang meniru cetakan. Gambar besar dan presentasi multimedia menjadi pusat perhatian. Font yang menambah kepribadian dan berfungsi di setiap layar.
Pada saat itu, format tersebut memberi para desainer keunggulan utilitas dan kesombongan. PDF dapat melakukan hal-hal yang tidak dapat dilakukan oleh halaman web. Itu membuatnya menjadi pilihan populer – bahkan jika itu tidak selalu benar.
Namun, web telah berevolusi. Keuntungan menggunakan PDF tidak begitu jelas. CSS dan HTML telah menyamai (dan mungkin melampaui) banyak kemampuan inti PDF.
Apakah PDF adalah Cara ‘Malas’ untuk Berbagi Konten?
File PDF juga menambah lapisan kenyamanan bagi desainer web. Itu bisa menjadi hal yang baik dan buruk.
Alat seperti Adobe Acrobat memudahkan untuk mengonversi file ke format. Dan sistem manajemen konten (CMS) seperti WordPress memudahkan pengunggahan dan manajemen media. Jadi, sangat menggoda untuk menggunakan PDF meskipun tidak diperlukan.
Misalnya, klien mengirimi kami dokumen Word. Ini memiliki beberapa pemformatan yang rumit. Dan mungkin kami tidak ingin mencoba membersihkan ekspor teks HTML. Dalam hal ini, mengonversi dokumen ke PDF menjadi lebih mudah.
Atau mungkin klien itu mengirimi kami file yang sudah menjadi PDF. Mengekspor ke HTML telah meningkat selama bertahun-tahun. Tapi itu masih bisa merepotkan. Sekali lagi, mengunggah file lebih mudah daripada membereskan semuanya.
Sulit menyalahkan siapa pun karena menggunakan solusi termudah. Tapi ada biayanya:
- Ini memaksa pengguna untuk melakukan klik ekstra untuk mengakses file;
- File mungkin atau mungkin tidak dapat diakses dengan mudah oleh pembaca layar atau teknologi bantuan lainnya;
- File PDF cenderung sulit dibaca di perangkat seluler;
- Ukuran file mungkin jauh lebih besar daripada HTML;
- Kontennya mungkin tidak mudah diindeks oleh mesin telusur;
Masing-masing faktor ini cukup membuat kita berhenti sejenak. Kenyamanan itu berharga – tetapi tidak dengan mengorbankan kegunaan.
Ketika Masuk Akal Untuk Menggunakan PDF
Semua ini bukan untuk mengatakan bahwa PDF tidak memiliki tempat. Masih ada skenario ketika masuk akal untuk menggunakannya:
- Dokumen yang dirancang untuk dicetak: Item seperti kit pers dan manual produk secara tradisional menggunakan PDF. Ini sangat berguna ketika dokumen-dokumen itu dimaksudkan untuk dicetak.
- Formulir yang tidak boleh dikirimkan secara online: Terkadang Anda tidak ingin pengguna mengirimkan formulir secara online. Misalnya, yang berisi informasi pribadi yang sensitif. Dokumen medis dan hukum muncul di benak. Dalam hal ini, pengguna diminta untuk mencetak formulir dan mengirimkannya secara offline.
- Sebagai alternatif untuk konten HTML: PDF dapat menjadi cara praktis bagi pengguna untuk membawa konten. Pertimbangkan artikel berita atau daftar real estat. Beberapa pengguna mungkin lebih suka mengunduh salinan daripada mem-bookmark versi HTML. Wajar juga untuk konten yang hanya tersedia untuk waktu terbatas.
- ‘Dokumen resmi: Beberapa organisasi memiliki aturan ketat terkait dokumen. Mereka mungkin meminta pengguna untuk mengunduh hanya versi aslinya. Dengan itu, padanan HTML mungkin tidak dapat diterima. Pajak dan formulir terkait pemerintah lainnya adalah contoh yang memungkinkan di sini.
Ini bukan daftar lengkap. Tapi itu menunjukkan bahwa formatnya masih menawarkan beberapa keuntungan. Banyak tergantung pada konteks, namun.
Penting untuk dipertimbangkan Mengapa PDF adalah (atau bukan) opsi yang layak. Apa dampaknya bagi pengguna? Apakah itu melayani kepentingan terbaik situs web?
Jika ini hanya masalah kenyamanan bagi desainer web – itu tidak cukup. Menggunakan PDF harus menghasilkan keuntungan bersih bagi semua orang yang terlibat. Singkatnya, HTML kemungkinan akan menjadi pilihan yang lebih tepat.
Kita Harus Memikirkan Kembali Penggunaan PDF Kita
Kebiasaan lama sulit dihilangkan. Dan bertahun-tahun mengunggah file PDF telah menjadi praktik standar bagi banyak dari kita. Tetapi sudah waktunya untuk memikirkan kembali strategi ini.
Teknologi web modern dapat menangani hampir semua fungsi yang dapat dilakukan oleh PDF. Di beberapa area, seperti kegunaan seluler, CSS dan HTML bahkan mengungguli format file yang terhormat.
Singkatnya, sekarang ada lebih banyak alasan untuk menggunakan HTML dan lebih sedikit untuk menggunakan PDF. Jadi, lain kali Anda menerima dokumen Word yang panjang dari klien – pikirkan tentang format apa yang paling masuk akal.
Anda mungkin lebih jarang menggunakan perangkat lunak pembuat PDF itu. Itu mungkin hal yang baik untuk web dan penggunanya.
