Dari bisnis kecil hingga kebutuhan satu kali untuk pekerja lepas, Microsoft Word dapat menjadi pilihan yang andal – dan mudah – untuk membuat faktur cepat. Kebanyakan orang memilikinya, dan Anda bisa mendapatkan faktur yang dirancang dengan sangat baik dengan sedikit usaha!
Anda dapat menggunakan templat yang disertakan dengan perangkat lunak secara default, membuat sendiri, atau mengunduh opsi yang telah dirancang sebelumnya dari pasar seperti Envato Elements. (Opsi terakhir adalah yang termudah sejauh ini.)
Di sini, kami akan memandu Anda tentang cara membuat faktur di Word menggunakan templat contoh. Anda dapat mengunduhnya di sini dan mengikuti.
Cara Membuat Faktur di Word
Meskipun Anda dapat membuat faktur sendiri atau menggunakan salah satu opsi default dari Microsoft, Anda dapat menggunakan templat sebagai dasar untuk desain yang tampak lebih profesional yang cocok dengan merek Anda.
Faktur Microsoft Word mudah digunakan dan dikirim (cukup ubah menjadi PDF). Sebagian besar, templat faktur Word paling cocok untuk mereka yang tidak mengirim banyak faktur karena ada beberapa langkah manual untuk proses ini untuk setiap faktur yang dikirim.
Kabar baiknya adalah faktur Word adalah opsi awal yang bagus dan mudah dibuat.
Dimulai dengan mengunduh template.
Langkah 1: Buka Template Anda dan Sesuaikan
Memulai dengan templat faktur Word adalah opsi yang disarankan. Ada begitu banyak elemen pada faktur sehingga tidak perlu membuat ulang roda di sini.
Microsoft memiliki beberapa template faktur tersedia, tetapi mereka cukup sederhana dalam hal desain.
Kami akan menggunakan template dari Envato Elements.
Mulailah dengan membuka file template apa pun yang ingin Anda gunakan. Klik dua kali nama file atau arahkan ke file > buka.
Tukar elemen template default untuk informasi Anda sendiri.
Pastikan untuk menyesuaikan elemen default:
- Nama Anda, atau nama bisnis, dan informasi kontak
- Logo
- Skema warna
- Syarat dan ketentuan atau catatan apapun
- Mata uang (jika berbeda dengan template)
Untuk setiap elemen dalam template yang tidak Anda rencanakan untuk digunakan, hapus semua elemen tersebut.
Hapus informasi untuk bidang yang bisa diisi. Anda dapat menyisipkan teks tiruan atau mengubah templat faktur menjadi formulir yang dapat diisi. Ini tergantung pada apa yang terbaik untuk kebutuhan Anda.
Tujuan utamanya adalah untuk tidak meninggalkan informasi di dalam template yang nantinya dapat menyebabkan kesalahan.
Tambahkan teks tiruan untuk yang berikut ini:
- Nomor faktur
- Tanggal
- Informasi kontak untuk orang yang ditagih
- Item baris
- Harga dan jumlah
Simpan file Anda. Anda mungkin ingin menamainya dengan sesuatu yang dapat Anda ingat nanti seperti “Template Faktur”. Kiat pro: Simpan file sebagai hanya baca, sehingga setiap kali Anda membukanya dan mulai bekerja, Anda akan diminta untuk menyimpan file baru. Dengan begitu Anda tidak akan pernah kehilangan template default Anda.
Langkah 2: Buka Faktur dan Masukkan Detail Klien
Setelah membuat dan menyimpan template faktur, Anda dapat membuka file dan memulai dengan faktur unik.
Mulailah dengan menyimpan template faktur sebagai file baru. Anda dapat menggunakan sesuatu seperti Invoice-ClientName-Date sebagai nama agar mudah ditemukan nanti.
Masukkan informasi ke semua bidang yang sesuai di templat. Ingatlah untuk mengganti atau menghapus teks dummy yang Anda masukkan pada Langkah 1.
Elemen kunci yang harus disertakan:
- Informasi klien
- Informasi penagihan Anda sehingga mereka tahu ke mana harus mengirim pembayaran
- Nomor faktur unik
- Tanggal
- Daftar item layanan; jika service atau rate nya kurang jelas tambahkan juga keterangannya
- Jumlah total yang harus dibayar termasuk biaya atau pajak. Pastikan matematika Anda benar di sini!
Ingatlah untuk menyimpan.
Periksa ulang semua bidang dan harga.
Langkah 3: Simpan dan Kirim
Setelah semuanya diisi, Anda siap untuk menyimpan dan mengirim faktur.
Ubah faktur menjadi PDF sebelum mengirimkannya. Ini mencegahnya diubah atau sampai ke penerima dengan format yang aneh.
Buka file > simpan sebagai dan pilih PDF sebagai format file. Karena masih banyak orang yang mencetak struk bisnis, pilihlah “best for printing setting”.
Beri nama file dan simpan di lokasi yang mudah ditemukan, seperti desktop Anda.
Anda kemudian dapat melampirkan PDF ke email dan mengirim secara digital atau mencetak faktur dan mengirimkannya ke klien.
Kesimpulan
Membuat faktur di Microsoft Word adalah tugas yang cukup mudah dan templat membuatnya lebih mudah sambil memberikan desain profesional. Bagian tersulit mungkin menemukan template yang tepat.
Envato Elements memiliki banyak pilihan. Pilih template yang memiliki bidang yang akan Anda gunakan dan desain yang menarik bagi Anda dan sesuai dengan bisnis Anda. Kemudian Anda dapat menyesuaikannya dan Anda siap untuk pergi.
Temukan template yang sempurna di sini.
