Komunikasi adalah salah satu aspek yang paling penting dari hubungan kami dengan klien. Banyak hal bergantung pada kemampuan kita untuk menjelaskan konsep secara efektif dan mencapai pemahaman bersama. Menciptakan hasil proyek yang positif tanpanya hampir tidak mungkin.
Namun banyak desainer web terjebak menggunakan bentuk komunikasi yang paling impersonal: email. Ini menciptakan hambatan yang dapat memperlambat proses desain dan pengembangan menjadi merangkak.
Pada saat yang sama, ada kemudahan langsung ke email. Kami tidak selalu punya waktu untuk melakukan pertemuan jarak jauh – apalagi pertemuan langsung. Dan meskipun ada beberapa alat kolaborasi yang tersedia, sering kali alat tersebut memiliki hambatan biaya dan penyiapan sendiri.
Untuk itu, ini tentang memanfaatkan media yang paling sering kita gunakan. Mari jelajahi beberapa ide untuk meningkatkan komunikasi email klien. Mudah-mudahan, ini akan menghasilkan semua orang di halaman yang sama!
Mulailah dengan Dasar-dasar Aksesibilitas
Aksesibilitas tidak hanya untuk situs web. Email yang kami tulis juga harus mengikuti praktik terbaik di bidang ini. Ini adalah langkah pertama yang penting, karena komunikasi menjadi semakin sulit ketika pesan tidak terbaca.
Dan karena pesan sangat bergantung pada teks, tipografi memainkan peran besar. Pilih font dasar yang berfungsi pada banyak platform dan mudah dibaca dengan ukuran yang relatif kecil (10 – 14pt). Jika aplikasi email Anda memungkinkan penspasian baris khusus, ada baiknya menyesuaikan untuk memastikan bahwa paragraf panjang tidak digabungkan menjadi satu.
Kontras warna sama pentingnya dalam email seperti di web. Gunakan kombinasi warna yang sesuai dengan WCAG A.A standar.
Untuk lebih mempermudah tampilan, hindari penggunaan background bertekstur atau tema mewah. Meskipun terlihat oke di desktop, mungkin terlalu rumit untuk pengguna seluler.
Manfaatkan Opsi Pemformatan HTML
Hari-hari pengiriman email teks biasa telah berlalu. Itu bagus, karena dukungan untuk HTML menyediakan berbagai opsi pemformatan. Ini dapat membantu pembaca menyerap konten pesan Anda dengan lebih baik.
Aplikasi email modern mencakup banyak hal mendasar. Itu seharusnya lebih dari cukup untuk membuat konten Anda mudah diikuti. Ini tidak jauh berbeda dengan menggunakan pengolah kata favorit Anda.
Aturan yang sama berlaku. Gunakan judul untuk membuat pemisahan visual antara topik baru. Daftar berurutan dan tidak berurutan dapat digunakan untuk menguraikan instruksi atau pemikiran terkait tentang suatu topik. Menambahkan tautan teks yang relevan dapat menggantikan praktik menempelkan URL yang panjang.
Dan kemampuan untuk menambahkan gambar sebaris juga berguna. Gambar menambahkan konteks dan membuat instruksi lebih mudah diikuti. Mereka ideal untuk menunjukkan kepada klien di mana harus mengklik, apa yang harus dicari, atau menunjukkan bug.
Namun, gambar bisa menjadi berat. Oleh karena itu, usahakan agar tetap minimal dalam hal dimensi dan ukuran file. Oh, dan jangan lupa teks ALT!
Jauhkan Konten Fokus dan Relevan
Apakah ada batasan keras untuk berapa lama email bisa? Mungkin tidak. Haruskah Anda mencoba mencari tahu? Tolong jangan.
Menjaga agar email tetap singkat dan to the point bisa jadi menantang. Ini terutama berlaku untuk sesuatu yang mendalam seperti proyek web. Ada begitu banyak detail teknis dan desain. Terkadang sulit untuk mengetahui apa yang harus ditinggalkan.
Saran terbaik kami adalah mempertimbangkan mengapa Anda menulis pesan tersebut. Misalnya, anggaplah Anda sedang memecahkan masalah pesan kesalahan. Bagaimana Anda bisa mengajukan pertanyaan yang tepat tanpa membuat klien Anda kewalahan?
Biarkan tujuan awal memandu Anda. Cobalah untuk tetap berpegang pada fakta dasar dari masalah tersebut. Anda mungkin ingin bertanya tentang pesan kesalahan khusus yang mereka alami. Dari sana, lanjutkan ke tempat mereka melihatnya dan apa yang mereka lakukan saat itu.
Tidak apa-apa untuk meninggalkan komentar tambahan tentang PHP atau bagaimana pemutakhiran perangkat lunak baru-baru ini bermasalah. Item ini mungkin agak relevan, tetapi juga dapat mengalihkan fokus dari informasi yang ingin Anda kumpulkan.
Menciptakan suasana yang bersahabat juga penting. Berbasa-basi bisa menjadi cara yang efektif untuk mencapai hal ini. Tapi sebaiknya disediakan untuk percakapan yang lebih santai. Gunakan penilaian terbaik Anda di sini.
Pahami Saat Email Tidak Efektif
Seperti yang kami sebutkan, email sering terasa impersonal. Dan konteks pesan tidak selalu jelas. Dengan demikian, ada situasi ketika itu bukan cara terbaik untuk berkomunikasi tentang topik tertentu.
Kesalahpahaman dasar adalah contoh utama. Ketika satu pihak tidak dapat menyampaikan maksud mereka secara akurat, utas email cenderung menjadi panjang. Dan melanjutkan jalan ini lebih cenderung membuang-buang waktu.
Plus, tingkat frustrasi yang diakibatkannya dapat merusak hubungan Anda. Belum lagi dampaknya terhadap proyek Anda. Efek bola salju dari komunikasi yang buruk dapat menghasilkan hasil yang sama buruknya.
Daripada mendorong masalah, carilah sarana komunikasi alternatif. Panggilan telepon atau video mungkin hanya yang dibutuhkan. Singkatnya, obrolan teks waktu nyata juga dapat meningkatkan pemahaman.
Pada akhirnya, ini tentang menemukan cara terbaik untuk menjalankan bisnis. Email tidak selalu jawabannya.
Email Efektif = Desainer & Klien Bahagia
Tidak sempurna seperti itu, email adalah bagian dari ritual harian kita. Untuk semua kekurangannya, akan sulit membayangkan kembali ke hari-hari panggilan telepon dan surat siput untuk komunikasi.
Dan karena kita menghabiskan begitu banyak waktu dengan email, masuk akal untuk memanfaatkan potensinya secara mactionmal. Dimulai dengan menulis pesan yang mudah diakses, mudah dibaca, dan ringkas.
Itu mencakup desainer web – tetapi bagaimana dengan klien? Yah, tidak semua orang mempertimbangkan hal ini saat menulis email. Seperti yang mereka katakan, dibutuhkan semua jenis orang untuk membuat dunia.
Tetapi dengan mengikuti tip di atas, Anda akan mempertahankan tawaran Anda. Dan Anda mungkin memengaruhi klien Anda untuk melakukan hal yang sama.
